Probeer de bespreking vooral aan te laten sluiten bij besprekingen of activiteiten die toch al gepland staan of verplicht zijn. Denk aan een heidag/beleidsdag of voorafgaand aan een visitatie. Ervaring leert dat een bespreking als deze goede input levert die weer concreet gebruikt kan worden hiervoor. Ook vanuit efficiency en (ont)regel de zorg, is het zonde als een groepsbespreking net na dit soort bijeenkomsten gepland staat.
Vraag de mening van mensen met wie je als dokter geregeld contact hebt, mensen van wie je benieuwd bent hoe ze jou zien, of bijvoorbeeld juist mensen met wie het contact wat ingewikkeld is geweest de afgelopen periode.
Vragen van ‘vriendjes’ of juist niet? Onderzoek laat zien dat dit voor de resultaten eigenlijk niets uit maakt. Juist mensen die dichterbij staan, voelen zich vaak vrij om duidelijker te zijn in de feedback. Daarnaast gaat het om de rode draden en patronen die je in je rapportage leest en ervaring leert dat die hetzelfde zijn, of je nou mensen vraagt waar je een goede band mee hebt of niet.
Je vraagt de mening van verschillende groepen:
Per respondentgroep vraag je gemiddeld 6 tot 10 mensen om hun mening, dus bijvoorbeeld 6-10 collega-specialisten en 6-10 medewerkers. Meer mensen vragen mag altijd!
Let op: bevraag minimaal 6 personen per groep:
Dan weet je zeker dat er voldoende mensen in gaan vullen. Minder dan 4 personen is namelijk onvoldoende voor een valide respons en onvoldoende om de anonimiteit te borgen. Het is jammer als de feedback vanwege onvoldoende ingevulde evaluaties niet in je rapportage komt.
Een coördinator binnen de organisatie voert de namen voor je op in Q3Online. Daarvoor hebben we een excelformat waarin is aangegeven hoe je het invult. De naam die je opgeeft, is de naam waarmee het systeem deze persoon aanspreekt.
Let op: het systeem neemt de informatie uit het bestand 1-op-1 over. Typfouten worden dus niet gecorrigeerd. Ook voegt het systeem geen hoofdletters toe aan namen. Wil je dat de respondenten met hoofdletters in het systeem staan, zet deze dan zo in de sheet. (Bijvoorbeeld; jan de vries wordt niet automatisch Jan de Vries.). Let er dus ook op dat de e-mailadressen die je invult kloppen, hierop is namelijk geen systeemcontrole.
Voor het invullen van je zelfevaluatie krijg je een mail met een link naar Q3Online. Als je ingelogd bent, kom je in je dashboard terecht en onder het kopje ‘te doen’ staat je zelfevaluatie. Misschien dat er op diezelfde plek ook nog evaluatieverzoeken staan om je mening te geven over andere collega’s. Het invullen duurt ongeveer 10 minuten.
Als de evaluatieperiode is afgesloten, krijgt je automatisch een mail vanuit Q3Online met de melding dat je rapportage klaar staat in je dashboard. Als je ingelogd bent, kun je de rapportage op 2 plekken vinden:
Ongeveer één week voor de bijeenkomst, ontvang jij, net als je collega’s, van de Q3 gespreksleider(s) een uitnodiging met korte inhoudelijke en praktische informatie, zie ook hier. De beste voorbereiding is het lezen van de eigen rapportage en bedenken welke thema’s belangrijk zijn om te bespreken; om te behouden of (extra) aandacht aan te besteden de komende tijd, op welk terrein liggen eventuele ambities.
IFMS groep t/m 8 personen
Voor IFMS hanteren we een groepsgrootte van maximaal 8 personen. Als jouw groep groter is, dan zal deze dus gesplitst worden. Het is fijn als hier met het reserveren van de ruimtes al rekening mee wordt gehouden.
IFMS groep groter dan 8 personen
De bespreking kan op hetzelfde moment gepland worden. Dan starten jullie gezamenlijk en gaan na de introductie in groepen uiteen. De bespreking van verschillende groepen kan ook op verschillende dagen/tijdstippen plaatsvinden. In onze ervaring is dit laatste, zeker bij grote groepen, het meest praktisch.
Groepsmonitor
Gaat het om een Groepsmonitor, dan zal de bespreking in de hele groep plaatsvinden. Heel af en toe zullen gespreksleider(s) ervoor kiezen om een deel van het gesprek in subgroepjes te laten plaatsvinden om vervolgens eea weer plenair terug te pakken.
Soms spelen er zaken in de groep die voor onze gespreksleiders fijn zijn om tevoren te horen van jullie. Voel je in dat soort situaties vooral vrij om contact op te nemen met de gespreksleider. Als er overleg geweest is zal onze gespreksleider dat, in het kader van de transparantie, bij aanvang van de bijeenkomst altijd melden.
Houdt, afhankelijk van de groepsgrootte, rekening met 2- 3 uur.
Wij zullen bij aanvang van de bespreking expliciet vragen wat er echt aan bod moet komen. Dat dit ook daadwerkelijk gebeurt, dat zal een gezamenlijke taak en verantwoordelijkheid zijn. Jullie kennen je eigen collega’s en weten wat er al dan niet speelt. Voel je dus vooral uitgenodigd om je uit te spreken als je dat nodig vindt.
Aan het einde van de bespreking kun je via een QR code je BIG nummer en een korte evaluatie invullen. Mocht je dat moment gemist hebben. dan staat er in de terugkoppelingsmail ook nog een link voor je BIG nummer. Als je je BIG nummer hebt ingevuld, zullen de accreditatiepunten door ons worden bijgeschreven in je GAIA / ABAN dossier.
De bespreking is vertrouwelijk, dat betekent dat vanuit ons niets wordt teruggekoppeld aan personen die niet bij de bijeenkomst aanwezig waren.
Binnen enkele werkdagen na de bijeenkomst ontvangen alle deelnemers een terugkoppeling van de gespreksleider(s) waarin de besproken onderwerpen per persoon staan beschreven. Deze notities kun je gebruiken als input om je Persoonlijk Ontwikkel Plan in te vullen.
Om je IFMS formeel af te ronden, vul je je POP in: hierin staan punten die je graag wilt behouden en misschien wel uit wilt breiden en zaken waar je de komende periode een stap in zou willen zetten.
Je POP is een eigen dossier en daarmee alleen voor jou in te zien.
Werk je in een organisatie?
Dan wordt dit via de organisatie waar je werkt integraal geregeld via een gecombineerd formulier ‘verklaring werkzaamheden en deelname individueel functioneren’. Dat formulier teken jij en waarschijnlijk een bestuurder en daarmee heb je voldaan aan je IFMS herregistratie verplichting. Je upload dit formulier vervolgens rechtstreeks naar de RGS. De RGS heeft deze werkwijze bedacht om geen extra administratieve lasten voor de specialist te creëren.
De coördinator/ondersteuner van de medische staf kan je hier vast mee helpen.
Werk je als zelfstandig gevestigde medisch specialist?
Dan ontvang je van onze gespreksleider een ondertekende formele ‘Verklaring deelname evaluatie individueel functioneren’ die je naar de RGS stuurt of upload.
“Ik vond het een buitengewoon goed gesprek. Er waren geen vage verhalen, er werd niet om de hete brij heen gedraaid. De sfeer was open en vertrouwelijk”
“Ik heb het coaching traject als heel persoonlijk ervaren. Jullie begeleiding voelde veilig en heel integer, hielp echt met het concreter maken van een aangegeven probleem of emotie”
“Ik denk dat ik niet alleen voor mezelf spreek als ik zeg dat we ons gehoord en gezien hebben gevoeld. Dankzij de veilige sfeer die er was, waren wij zo open”
